Kostenlose Buchhaltungssoftware: Grenzen und worauf du achten solltest

Wer gerade gründet oder nur nebenbei selbstständig ist, will nicht gleich jeden Monat für Software bezahlen. Kostenlose Buchhaltungsprogramme und Gratis-Tarife klingen deshalb attraktiv. Sie können für den Anfang auch genügen. Fast immer sind sie aber begrenzt, und manche Grenze merkst du erst, wenn du sie erreicht hast. Dieser Ratgeber zeigt, was Gratis-Angebote meist einschränken und wie du ein passendes findest.

Welche Arten von Gratis-Angeboten gibt es?

• Gratis-Tarif (Freemium): Ein dauerhaft kostenloser Einstiegstarif mit eingeschränktem Umfang. Wer mehr braucht, wechselt in einen bezahlten Tarif.
• Testphase: Das volle Programm für eine begrenzte Zeit, danach kostenpflichtig. Das ist kein Gratis-Programm, sondern eine Probe.
• Freie oder quelloffene Software: Ohne Lizenzkosten, oft zum Installieren auf dem eigenen Rechner. Einrichtung, Updates und Datensicherung liegen bei dir.
• Finanzierung über andere Produkte: Manche Anbieter, etwa Banken oder Zahlungsdienste, bieten Buchhaltungsfunktionen kostenlos zu einem anderen Produkt an.

Was Gratis-Tarife meist begrenzen

Die Grenzen sind von Anbieter zu Anbieter verschieden. Typisch sind diese Einschränkungen:

Gesetzliche Anforderungen gelten trotzdem

Ob ein Programm kostet oder nicht, ändert nichts an deinen Pflichten. Deine Rechnungen müssen alle vorgeschriebenen Angaben enthalten, und du musst Bücher und Belege über viele Jahre aufbewahren. Länderspezifische Anforderungen wie elektronische Rechnungsformate oder Einzahlungsscheine mit QR-Code muss auch ein Gratis-Programm erfüllen, wenn du es dafür nutzen willst. Prüfe das, bevor du dich festlegst.

Besonders wichtig ist die Aufbewahrung. Was passiert mit deinen Daten, wenn der Anbieter den Gratis-Tarif einstellt oder du nicht in einen bezahlten Tarif wechseln willst? Du brauchst auch dann noch Zugriff auf alle Rechnungen und Buchungen. Ein vollständiger Export in gängigen Formaten sollte deshalb möglich sein.

Für wen reicht ein Gratis-Tarif?

Ein kostenloses Angebot kann reichen, wenn du wenige Rechnungen im Monat schreibst, nur ein Bankkonto hast und deine Buchhaltung einfach ist. Das trifft oft auf eine Gründungsphase oder eine Nebentätigkeit zu. Auch wenn eine Steuerberatung oder Treuhand die eigentliche Buchhaltung macht und du nur Rechnungen schreibst, kann ein Gratis-Tarif genügen.

Schwierig wird es, wenn dein Geschäft wächst. Dann kostet dich die fehlende Bankanbindung oder der fehlende Belegscan schnell mehr Zeit, als ein bezahlter Tarif Geld kostet. Rechne deine eigene Arbeitszeit mit ein.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

1. Grenzen lesen: Wie viele Rechnungen, Belege und Kunden sind enthalten? Was passiert, wenn du die Grenze erreichst?
2. Pflichtfunktionen prüfen: Erfüllt das Programm die Anforderungen deines Landes an Rechnungen und Steuerabrechnung?
3. Export testen: Kannst du alle Daten und Belege vollständig herunterladen, auch ohne bezahlten Tarif?
4. Wechselpfad kennen: Was kostet der nächste Tarif, und bleiben deine Daten beim Upgrade erhalten?
5. Datenschutz klären: Wo werden die Daten gespeichert, und finanziert sich der Anbieter über deren Nutzung?
6. Dauerhaftigkeit einschätzen: Ein Gratis-Tarif kann geändert oder eingestellt werden. Prüfe, wie der Anbieter das in den Bedingungen regelt.

Später wechseln

Viele beginnen mit einem Gratis-Tarif und wechseln später. Am einfachsten geht das zum Jahreswechsel, weil du dann mit einem sauberen Stichtag neu beginnen kannst. Wie du dabei vorgehst und was mit den alten Daten passiert, erklärt Buchhaltungssoftware wechseln.