E-Rechnung
Die E-Rechnung einfach erklärt
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software ohne Abtippen lesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält, etwa Rechnungsnummer, Leistung, Steuersätze und Bankverbindung, und wie diese als Daten abgebildet werden.
Ein PDF, eine eingescannte Rechnung oder ein Foto gelten dagegen als sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommen.
Die zwei wichtigsten Formate
ZUGFeRD / Factur-X
Ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Als E-Rechnung zählen die Profile ab BASIC, empfohlen ist EN 16931. Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil.
XRechnung
Eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard der KoSIT, aktuell Version 3.0, in den Syntaxen UBL oder CII. Standard bei Rechnungen an Behörden, dort meist mit Leitweg-ID. Ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar.
Ausführlicher Vergleich mit Profilen und Einsatzzwecken: XRechnung oder ZUGFeRD?
Fristen für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen: Papier bleibt erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1.1.2027 | Ausstellen ist Pflicht, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Darunter gilt die Übergangsregel noch ein Jahr. |
| 1.1.2028 | Ausstellen ist für alle Pflicht, mit Ausnahmen (siehe unten). |
Ausnahmen beim Ausstellen
- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
- bestimmte steuerfreie Leistungen und Leistungen an Unternehmen im Ausland
Vereinfachte Darstellung auf Grundlage des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024. Einzelheiten im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Was Empfänger brauchen
- 1Eine EmpfangsadresseEin E-Mail-Postfach genügt. Am besten eine feste Adresse nur für Rechnungen, die du deinen Lieferanten mitteilst.
- 2Ein AnzeigeprogrammXML-Dateien müssen in eine lesbare Form gebracht werden, damit du sie prüfen kannst. Das erledigt ein Buchhaltungsprogramm mit E-Rechnungs-Empfang oder das kostenlose Werkzeug E-Rechnung anzeigen.
- 3Eine unveränderbare AblageDie E-Rechnung wird im Originalformat aufbewahrt, als XML bzw. ZUGFeRD-PDF mit Daten. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
- 4Eine inhaltliche PrüfungEin gültiges Format heißt nicht, dass alle Pflichtangaben stimmen. Prüfe wie bisher Steuernummer, Steuerbetrag und Leistungsbeschreibung.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält einen maschinenlesbaren Datensatz nach EN 16931, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML.
Muss ich E-Rechnungen von Lieferanten annehmen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach dem BMF-Schreiben reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Ablehnen kannst du eine E-Rechnung nicht.
Welches Format soll ich verschicken?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die praktischste Wahl, weil es auch als normales PDF lesbar ist. Behörden verlangen in der Regel XRechnung. Gute Rechnungsprogramme erzeugen beides aus denselben Daten; welche das sind, zeigt unsere Bestenliste E-Rechnung.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind.
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