Buchhaltungssoftware wechseln: So gelingt der Umstieg
Aktualisiert am · 4 Min. Lesezeit
Irgendwann passt das alte Programm nicht mehr. Vielleicht ist es zu teuer geworden, es fehlen Funktionen, oder dein Unternehmen ist gewachsen. Ein Wechsel ist gut machbar, wenn du ihn planst. Die wichtigsten Fragen sind: Wann wechselst du, welche Daten nimmst du mit, und wie bleiben die alten Daten für die Aufbewahrungsfrist verfügbar?
Der richtige Stichtag
Am einfachsten ist der Wechsel zum Jahreswechsel. Du machst den Jahresabschluss für das alte Geschäftsjahr noch im bisherigen Programm und beginnst das neue im neuen Programm. Übernehmen musst du dann nur die Anfangsbestände: Kontensalden, offene Rechnungen und Stammdaten. Das alte Jahr bleibt geschlossen in einem System.
Ein Wechsel unter dem Jahr ist möglich, aber aufwendiger. Du musst die Salden zum Stichtag übertragen und darauf achten, dass Auswertungen für das ganze Jahr trotzdem stimmen. Wechsle dann mindestens zum Ende einer Abrechnungsperiode für die Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer, also zum Monats- oder Quartalsende. So musst du keine Abrechnung aus zwei Programmen zusammensetzen.
Welche Daten du übernimmst
| Daten | Übernehmen? | Hinweis |
|---|---|---|
| Kunden, Lieferanten, Artikel | Ja | Meist per CSV-Import möglich. Bereinige die Daten vorher. |
| Offene Rechnungen und Verbindlichkeiten | Ja | Als offene Posten erfassen, damit Zahlungen zugeordnet werden können. |
| Kontensalden (Eröffnungsbilanz) | Ja, bei doppelter Buchhaltung | Stimme sie mit dem Abschluss im alten Programm ab. |
| Kontenrahmen und Steuerschlüssel | Prüfen | Weicht der Kontenrahmen ab, brauchst du eine Zuordnung von alt auf neu. |
| Rechnungsnummern | Fortführen | Setze den Nummernkreis so, dass keine Nummer doppelt vergeben wird. |
| Alte Buchungen und Belege | Meist nein | Bleiben im alten System oder in einem Archiv, siehe unten. |
Eine vollständige Übernahme aller alten Buchungen ist selten nötig und oft auch nicht sinnvoll, weil Formate und Kontenrahmen nicht zusammenpassen. Wichtiger ist, dass die alten Daten vollständig und lesbar erhalten bleiben.
Alte Daten: Aufbewahrungspflicht beachten
Mit dem Wechsel endet deine Aufbewahrungspflicht nicht. Bücher, Belege und Abschlüsse musst du über Jahre aufbewahren, auch wenn du das Programm nicht mehr nutzt. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
| Land | Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Deutschland | Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Deutschland | Buchungsbelege, darunter Rechnungen (seit 2025) | 8 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Deutschland | Empfangene und versandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schweiz | Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht, Revisionsbericht | 10 Jahre | Art. 958f OR |
In Deutschland kann das Finanzamt nach § 147 Abs. 6 AO während der Aufbewahrungsfrist Zugriff auf die elektronischen Daten verlangen, und zwar in maschinell auswertbarer Form. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt dafür nicht. In der Schweiz verlangt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), dass elektronisch aufbewahrte Unterlagen unverändert, verfügbar und jederzeit lesbar bleiben.
Für die alten Daten hast du im Wesentlichen drei Möglichkeiten:
- Lesezugang behalten: Manche Anbieter bieten nach der Kündigung einen günstigen Archiv- oder Lesezugang. Frag nach Preis und Dauer.
- Vollständiger Export: Exportiere Buchungen, Belege und Auswertungen in gängigen, maschinell lesbaren Formaten und lagere sie sicher. Prüfe den Export, bevor du kündigst.
- Alte Installation aufbewahren: Bei Software auf dem eigenen Rechner kannst du die alte Version samt Daten weiter betreiben. Achte darauf, dass sie auch in einigen Jahren noch startet.
Ablauf in sechs Schritten
- Neues Programm auswählen und mit echten Beispielen testen.
- Stichtag festlegen, idealerweise den Jahreswechsel, sonst ein Periodenende.
- Stammdaten bereinigen und importieren, Vorlagen und Nummernkreise einrichten.
- Altes Jahr oder alte Periode im bisherigen Programm fertig buchen und abrechnen.
- Anfangssalden und offene Posten übernehmen und abstimmen.
- Alte Daten exportieren oder Lesezugang sichern, erst danach kündigen.
Arbeitest du mit einer Steuerberatung oder Treuhand, beziehe sie früh ein. Sie kennt die Daten, die sie für den Abschluss braucht, und kann die Eröffnungswerte prüfen.
Häufige Fragen
Muss ich alte Buchungen ins neue Programm übernehmen?
Nein. Es genügt, die Anfangssalden, offenen Posten und Stammdaten zu übernehmen. Die alten Buchungen musst du aber für die Aufbewahrungsfrist vollständig und lesbar sichern.
Kann ich mitten im Jahr wechseln?
Ja, das ist möglich. Wähle dann mindestens das Ende einer Abrechnungsperiode für die Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer und übertrage die Salden sorgfältig. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist einfacher.
Reicht es, alte Rechnungen als PDF aufzubewahren?
Für die Buchhaltung meist nicht. In Deutschland kann das Finanzamt Zugriff auf die Daten in maschinell auswertbarer Form verlangen, und E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Sichere deshalb auch die Buchungsdaten und Originaldateien.
Quellen
Dieser Artikel gibt den Stand vom 20. Oktober 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung und kann die Prüfung deines Einzelfalls durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt nicht ersetzen. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern.
Weiterlesen
Rechnungen mit allen Pflichtangaben, als E-Rechnung
5 Fragen zu Rechtsform, Budget und Wünschen, danach siehst du die drei passendsten Programme. Ohne Anmeldung, unabhängig sortiert.