Buchhaltungssoftware wählen: Kriterien und Checkliste

Buchhaltungsprogramme gibt es viele, und auf den ersten Blick können sie alle dasselbe: Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Zahlen auswerten. Die Unterschiede zeigen sich im Detail. Ein Programm, das für eine Freiberuflerin mit zehn Rechnungen im Monat ideal ist, passt nicht zu einer GmbH mit Bilanzpflicht und Angestellten. Dieser Ratgeber zeigt dir, welche Kriterien wirklich zählen und welche Fragen du vor dem Abschluss klären solltest.

Zuerst klären: Was brauchst du wirklich?

Bevor du Funktionen vergleichst, beantworte ein paar Fragen zu deinem Unternehmen. Sie entscheiden, welche Programme überhaupt in Frage kommen.

• Rechtsform und Gewinnermittlung: Machst du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder musst du bilanzieren?
• Umsatzsteuer: Bist du Kleinunternehmer oder gibst du regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab?
• Menge: Wie viele Rechnungen und Belege fallen im Monat an?
• Zusammenarbeit: Arbeitest du mit einer Steuerberatung, und wenn ja, wie will sie die Daten bekommen?
• Weitere Bereiche: Brauchst du Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Lager oder eine Kasse?

E-Rechnung: Pflicht in drei Stufen

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) führt Deutschland die E-Rechnung schrittweise ein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt nicht dazu. Deine Software muss deshalb mindestens E-Rechnungen empfangen und lesbar anzeigen können und spätestens ab 2027 oder 2028 auch erzeugen.

Achte darauf, ob ein Programm E-Rechnungen nur als Datei erzeugt oder auch eingehende XML-Dateien automatisch ausliest und verbucht. Welches Format du brauchst, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD, die Fristen im Detail stehen in E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028. Programme mit E-Rechnung findest du über den Vergleich mit Filter und in der Bestenliste E-Rechnung.

EÜR oder Bilanz

Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende ermitteln ihren Gewinn meist mit der EÜR. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG müssen immer doppelt buchen und eine Bilanz aufstellen. Einzelkaufleute und Gewerbetreibende werden bilanzpflichtig, wenn sie bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten (§ 241a HGB, § 141 AO). Seit 2024 liegen diese Grenzen bei 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn. Ob die Pflicht für dich greift, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Viele einfache Programme beherrschen nur die EÜR. Wenn absehbar ist, dass du bald bilanzieren musst, lohnt sich ein Programm, das beides kann. Sonst steht dir ein Wechsel bevor, den du dir sparen könntest. Im Vergleich kannst du gezielt nach doppelter Buchhaltung filtern, die Bestenliste für GmbH zeigt Programme mit Bilanz.

Bankanbindung und Belegscan

Die meiste Zeit kostet in der Buchhaltung nicht das Rechnungschreiben, sondern das Zuordnen. Eine Bankanbindung holt deine Kontoumsätze automatisch ins Programm. Ein guter Zahlungsabgleich erkennt, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört. Prüfe, ob deine Bank unterstützt wird und ob auch Zahlungsdienste oder Kreditkarten angebunden werden können. Passende Programme zeigt die Bestenliste mit Bankanbindung.

Beim Belegscan fotografierst du Quittungen per App oder lädst PDFs hoch, die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus. Wie zuverlässig das klappt, unterscheidet sich stark. Teste es in der Probezeit mit deinen echten Belegen.

Steuerberatung, DATEV und ELSTER

Arbeitest du mit einer Steuerberatung, frag vorher nach, wie sie die Daten erhalten möchte. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV und erwarten einen DATEV-Export oder einen direkten Zugang. Manche Programme bieten einen eigenen Zugang für die Steuerberatung, teils gegen Aufpreis. Machst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst, ist eine Übermittlung per ELSTER direkt aus dem Programm praktisch.

GoBD: Was die Software leisten muss

Die GoBD regeln, wie elektronische Bücher und Belege geführt und aufbewahrt werden. Wichtig sind vor allem Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Gebuchte Daten dürfen nicht spurlos geändert werden, Korrekturen müssen erkennbar bleiben. Ein seriöses Programm schreibt Buchungen fest und protokolliert Änderungen.

Ein GoBD-Testat eines Prüfers ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es bestätigt nur, dass die Software bei richtiger Nutzung GoBD-konform arbeiten kann. Die Verantwortung bleibt bei dir. Dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie du Belege erfasst, buchst und archivierst.

Export und späterer Wechsel

Kaum jemand plant beim Start schon den Abschied. Trotzdem solltest du prüfen, ob du deine Daten vollständig exportieren kannst: Buchungen, Belege, Kunden, Rechnungen. Du musst Buchungsbelege acht Jahre und Bücher sowie Abschlüsse zehn Jahre aufbewahren (siehe Aufbewahrungsfristen). Das Finanzamt kann in dieser Zeit Zugriff auf die Daten verlangen. Klär deshalb, ob du nach einer Kündigung noch lesenden Zugriff hast oder ob du alles vorher exportieren musst. Mehr dazu in Buchhaltungssoftware wechseln.

Preise und Tarifstufen richtig vergleichen

Der Einstiegspreis sagt wenig. Fast alle Anbieter staffeln ihre Tarife, und wichtige Funktionen wie Bankanbindung, Belegscan, E-Rechnung oder Steuerberater-Zugang stecken oft erst in einer höheren Stufe. Rechne deshalb mit dem Tarif, der alle Funktionen enthält, die du brauchst.

• Monatlich oder jährlich: Jahresverträge sind meist günstiger, binden dich aber länger.
• Netto oder brutto: Preise für Geschäftskunden werden oft ohne Umsatzsteuer angegeben.
• Grenzen: Manche Tarife begrenzen Rechnungen, Belege, Nutzer oder Bankkonten.
• Zusatzkosten: Lohnabrechnung, weitere Nutzer oder Module kosten häufig extra.
• Einführungspreise: Achte darauf, was nach Ablauf eines Rabatts gilt.

Günstige Programme findest du in der Bestenliste günstig, Gratis-Tarife in kostenlos. Was Gratis-Angebote meist begrenzen, steht in Kostenlose Buchhaltungssoftware. Wie wir Preise und Funktionen erfassen, erklären wir unter So vergleichen wir.

Checkliste für deine Auswahl

1. Gewinnermittlung klären: EÜR, Bilanz oder bald Bilanz?
2. E-Rechnungen empfangen, lesen und ab 2027 oder 2028 erzeugen können.
3. Bankanbindung für deine Bank und automatischen Zahlungsabgleich prüfen.
4. Belegscan mit echten Belegen testen.
5. Mit der Steuerberatung klären: DATEV-Export oder eigener Zugang?
6. Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER, falls du sie selbst abgibst.
7. Festschreibung und Änderungsprotokoll nach GoBD vorhanden?
8. Vollständiger Export und Zugriff nach Kündigung geklärt?
9. Preis im Tarif berechnen, der alle nötigen Funktionen enthält.
10. Probezeit nutzen und einen echten Monat durchbuchen.