Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege: 6, 8 oder 10 Jahre?

Wer selbstständig ist, sammelt schnell viele Unterlagen: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Korrespondenz. Wie lange du was aufbewahren musst, regeln vor allem § 147 der Abgabenordnung (AO), § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und für Rechnungen zusätzlich § 14b UStG. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Die Fristen im Überblick

Für Rechnungen gilt also seit 2025: acht Jahre. Für bestimmte beaufsichtigte Unternehmen, etwa Banken und Versicherungen, gelten Übergangsregeln; für Selbstständige und kleine Unternehmen spielt das keine Rolle.

Wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 musst du also bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034 aufbewahren. Einen Jahresabschluss für 2026, der im Jahr 2027 aufgestellt wird, bewahrst du bis Ende 2037 auf.

Achtung: Die Frist läuft nach § 147 Abs. 3 AO nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa bei einer laufenden Außenprüfung oder einem offenen Einspruch. Im Zweifel bewahre länger auf und frag deine Steuerberatung.

Was die Verkürzung für alte Belege bedeutet

Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Belege aus dem Jahr 2016 und früher durften deshalb grundsätzlich schon ab 2025 vernichtet werden, die Belege aus 2017 ab 2026, sofern keine der oben genannten Ausnahmen greift. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

Gilt das auch für Freiberufler und EÜR?

Ja. Auch wer nicht bilanziert, sondern eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, muss seine Rechnungen nach § 14b UStG aufbewahren und unterliegt für seine Aufzeichnungen den Regeln des § 147 AO. Die Fristen sind dieselben. Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen.

Privatpersonen, die von dir Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten, etwa Handwerkerleistungen, müssen ihre Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Darauf musst du sie in der Rechnung hinweisen (siehe Pflichtangaben einer Rechnung).

In welcher Form aufbewahren?

Die GoBD verlangen, dass Unterlagen während der gesamten Frist vollständig, unveränderbar, geordnet und lesbar bleiben. Was elektronisch eingegangen ist, bewahrst du elektronisch auf; ein Ausdruck allein reicht nicht. Papierbelege darfst du nach einem geordneten, dokumentierten Verfahren einscannen und das Papier anschließend in vielen Fällen vernichten.

• E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML. Eine daraus erzeugte Ansicht ersetzt das Original nicht.
• Verschickte Rechnungen müssen unverändert bleiben. Korrekturen erfolgen über Storno oder Berichtigung, nicht durch Überschreiben (siehe Rechnung stornieren oder korrigieren).
• Das Finanzamt kann bei einer Prüfung Datenzugriff verlangen. Deine Daten sollten sich deshalb in einem maschinell auswertbaren Format exportieren lassen.
• Lege Sicherungskopien an. Ein verlorener Laptop ist keine Entschuldigung für fehlende Belege.

Und E-Mails?

E-Mails sind nicht pauschal aufbewahrungspflichtig. Entscheidend ist ihre Funktion: Eine E-Mail, mit der eine Rechnung als Anhang kommt, ist nur das Transportmittel. Aufbewahren musst du den Anhang, also die Rechnung. Enthält die E-Mail selbst steuerlich wichtige Angaben, etwa eine Auftragsbestätigung oder eine Vereinbarung über Preise, ist sie ein Geschäftsbrief (sechs Jahre) oder sogar ein Buchungsbeleg (acht Jahre). Werbung, Terminabsprachen und interne Notizen musst du dagegen nicht aufbewahren.

Praktisch heißt das: Lege Rechnungen und Belege nicht nur im E-Mail-Postfach ab, sondern in einem geordneten Archiv, in dem du sie wiederfindest und das gesichert wird. Ein Postfach, aus dem versehentlich gelöscht werden kann, erfüllt die Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit nur schwer.

Nach Ablauf: sicher vernichten

Nach Ablauf der Frist darfst du Unterlagen vernichten. Da Rechnungen personenbezogene Daten enthalten, gilt dann sogar die Datenschutz-Grundverordnung: Was nicht mehr gebraucht wird, sollte gelöscht werden. Papier gehört in den Aktenvernichter, digitale Daten löschst du so, dass sie nicht wiederherstellbar sind. Ein Löschkonzept mit einem festen Termin pro Jahr hilft, den Überblick zu behalten.