Rechnung stornieren oder korrigieren: So geht es GoBD-konform

Ein Tippfehler im Betrag, eine vergessene Pflichtangabe, ein Auftrag, der doch nicht zustande kam: Fehler in Rechnungen passieren. Ärgerlich, aber lösbar. Entscheidend ist der richtige Weg. Denn eine einmal verschickte Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder überschreiben. Sie ist ein Buchungsbeleg, und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) müssen Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Warum du Rechnungen nicht löschen darfst

Die GoBD verlangen, dass Aufzeichnungen unveränderbar sind: Der ursprüngliche Inhalt muss jederzeit feststellbar bleiben. Eine gelöschte Rechnung reißt außerdem eine Lücke in deine Nummernfolge, die du bei einer Prüfung erklären müsstest. Deshalb gilt: Fehlerhafte Rechnungen werden berichtigt oder storniert, das Original bleibt erhalten. Ein gutes Rechnungsprogramm macht das automatisch und lässt verschickte Rechnungen gar nicht mehr bearbeiten.

Korrektur oder Storno: Was passt wann?

Rechnung berichtigen

Eine Rechnung kann nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder falsch sind. Dazu stellst du ein Dokument aus, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, zum Beispiel über die Rechnungsnummer und das Datum. Es genügt, die fehlenden oder korrigierten Angaben zu übermitteln. Es gelten dieselben Formvorschriften wie für die ursprüngliche Rechnung. Wurde die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung ausgestellt, sollte auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein.

In der Praxis ist es oft übersichtlicher, die fehlerhafte Rechnung komplett zu stornieren und eine neue auszustellen. Dann hat dein Kunde ein vollständiges, korrektes Dokument.

Stornorechnung schreiben

Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf. Sie enthält dieselben Positionen mit negativen Beträgen, sodass sich Original und Storno in der Summe auf null ausgleichen. Auf eine Stornorechnung gehören:

• eine eigene, neue Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis,
• das Ausstellungsdatum der Stornorechnung,
• ein eindeutiger Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Nummer und Datum),
• die Angaben von dir und deinem Kunden wie auf der Originalrechnung,
• die stornierten Positionen mit negativen Beträgen sowie die negative Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen,
• eine klare Bezeichnung, etwa „Stornorechnung zu Rechnung 2026-042“.

Vermeide die Bezeichnung „Gutschrift“ für eine Stornorechnung. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger erstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine falsche Bezeichnung kann Missverständnisse auslösen. Besser sind „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“.

Beispiel: Storno und neue Rechnung

Du hast am 5. Oktober die Rechnung 2026-042 über 10 Stunden Beratung à 90 € geschrieben, tatsächlich waren es aber 8 Stunden. So sieht die Korrektur über Storno und Neuausstellung aus:

In der Summe schuldet der Kunde 856,80 €, und jeder Schritt ist mit eigener Nummer belegt. Alternativ hättest du nur eine Rechnungskorrektur über −180,00 € netto (−34,20 € USt) mit Bezug auf 2026-042 ausstellen können. Beide Wege sind zulässig; Storno und Neuausstellung ist für den Kunden meist leichter zu verbuchen, weil er ein vollständiges neues Dokument erhält.

Zu viel oder unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer

Besondere Vorsicht ist bei der Umsatzsteuer geboten. Hast du einen zu hohen Steuerbetrag ausgewiesen, etwa 19 % statt 7 %, schuldest du nach § 14c Abs. 1 UStG den ausgewiesenen Betrag, bis du die Rechnung berichtigst. Hast du Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl du dazu nicht berechtigt bist, etwa als Kleinunternehmer, greift § 14c Abs. 2 UStG. Auch dann schuldest du den Betrag zunächst.

In beiden Fällen solltest du zügig korrigieren. Bei unberechtigtem Steuerausweis kann die Berichtigung zusätzlich davon abhängen, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, also der Kunde keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat. Kläre solche Fälle im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Wann wirkt die Korrektur?

Umsatzsteuerlich wird eine Änderung der Bemessungsgrundlage grundsätzlich in dem Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem sie eintritt, also nicht rückwirkend im Monat der ursprünglichen Rechnung. Dein Rechnungsprogramm oder deine Steuerberatung ordnet Storno und neue Rechnung entsprechend zu. Für die Aufbewahrung gilt: Original, Storno und neue Rechnung bewahrst du alle auf.