E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was wann für dich gilt

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen zur Regel gemacht. Die Umstellung kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Wie das genau gemeint ist, hat das Bundesfinanzministerium in einem ausführlichen Schreiben vom 15. Oktober 2024 erläutert. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Punkte für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen zusammen.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gemeint ist ein maschinenlesbarer Datensatz, in der Praxis eine XML-Datei, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die beiden in Deutschland verbreiteten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL). Die Unterschiede erklären wir in XRechnung oder ZUGFeRD?.

Wichtig: Ein normales PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es zählt ebenso wie die Papierrechnung zu den „sonstigen Rechnungen“. Ein eingescanntes Dokument oder ein Foto ebenfalls nicht.

Die Fristen im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Daneben gibt es eine Sonderregel für Rechnungen im EDI-Verfahren, die bis Ende 2027 übergangsweise weiter genutzt werden dürfen. Für Selbstständige und kleine Unternehmen spielt EDI in der Regel keine Rolle.

Empfang seit 2025: Was du konkret brauchst

Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen im Inland, auch für Kleinunternehmer und für Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze erbringen. Nach dem BMF-Schreiben genügt es, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Du kannst eine E-Rechnung also nicht mit der Begründung ablehnen, du könntest sie nicht lesen.

Praktisch brauchst du zwei Dinge: ein Programm, das die XML-Datei in eine lesbare Ansicht umwandelt, und eine Ablage, in der die Datei unverändert aufbewahrt wird. Denn aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format, also die XML-Datei selbst. Ein Ausdruck oder ein PDF, das du dir aus der XML erzeugt hast, reicht dafür nicht. Mehr dazu in unserem Artikel zu Aufbewahrungsfristen.

Ausstellen ab 2027 bzw. 2028

Die Pflicht zum Ausstellen betrifft Leistungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Bis Ende 2026 darfst du noch Papierrechnungen schreiben; ein PDF per E-Mail ist in dieser Zeit erlaubt, wenn dein Kunde zustimmt. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Kunde PDF-Rechnungen seit Jahren einfach bezahlt.

Im Jahr 2027 gilt die Übergangsregel nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ob du darunter liegst, entscheidet also dein Umsatz im Jahr 2026. Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Übergangsregel für alle. Ab dann müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen sein.

Ein Nebeneffekt betrifft deine Kunden: Wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Das kann den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden. Viele Unternehmen werden deshalb schon vor dem Stichtag E-Rechnungen von ihren Lieferanten verlangen.

Ausnahmen: Wann du keine E-Rechnung ausstellen musst

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier gibt es keine E-Rechnungspflicht. Du kannst weiter Papier oder PDF verwenden.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Details in Kleinbetragsrechnung.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV sind ebenfalls ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie sie trotzdem. Mehr in Rechnung als Kleinunternehmer.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, sind von der Pflicht ebenfalls ausgenommen.
• Leistungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die inländische E-Rechnungspflicht.

Freiwillig darfst du in all diesen Fällen trotzdem E-Rechnungen schreiben. Bei Privatkunden ist ein lesbares PDF meist die bessere Wahl; ein ZUGFeRD-PDF verbindet beides, weil es wie ein normales PDF aussieht.

Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, die schon älter sind. Der Bund und viele Länder verlangen E-Rechnungen, meist im Format XRechnung, und eine sogenannte Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber mitteilt. Eingereicht wird über die jeweiligen Rechnungsportale. Diese Regeln gelten unabhängig von den oben genannten Übergangsfristen.

So bereitest du dich vor

1. Richte eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen ein und teile sie deinen Lieferanten mit.
2. Sorge dafür, dass du XML-Rechnungen lesen und unverändert archivieren kannst.
3. Prüfe, ob deine Stammdaten vollständig sind: Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, vollständige Anschriften deiner Kunden.
4. Stelle dein Rechnungsprogramm auf ZUGFeRD oder XRechnung um, am besten deutlich vor 2027. Für Kunden, die noch nicht so weit sind, ist ZUGFeRD praktisch, weil es auch als PDF lesbar ist.
5. Kläre mit deiner Steuerberatung, ob für dich 2027 oder 2028 der Stichtag ist.