Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für deinen Kunden ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug, für dich ist sie ein Buchungsbeleg, den du jahrelang aufbewahren musst. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt dem Kunden die Vorsteuer verweigern. Der Kunde wird dann eine Korrektur verlangen. Welche Angaben genau gefordert sind, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Für kleine Beträge und für Kleinunternehmer gibt es Erleichterungen, die wir am Ende erklären.

Die Pflichtangaben im Einzelnen

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir als leistendem Unternehmer und von deinem Kunden. Ein Postfach oder eine c/o-Adresse genügt, solange du unter der Anschrift erreichbar bist.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die dir das Finanzamt bzw. das Bundeszentralamt für Steuern erteilt hat. Eine der beiden reicht.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird. Sie darf Buchstaben und Ziffern enthalten und in mehreren Nummernkreisen laufen, etwa 2026-001. Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar sein; doppelte Nummern sind unzulässig.
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. „Beratung“ allein ist zu ungenau, „Beratung zur Website-Konzeption, 6 Stunden“ ist eindeutig.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt; dann genügt ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Ein Monat als Leistungszeitraum ist zulässig, z. B. „Leistungszeitraum Oktober 2026“.
7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag) und jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto oder Boni, sofern sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist.
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder, bei steuerfreien Leistungen, ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
9. In Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden. Das betrifft Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen, zum Beispiel Handwerkerleistungen am Haus.
10. Bei einer Gutschrift, also einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger, die Angabe „Gutschrift“.

Zusätzliche Angaben in Sonderfällen

In bestimmten Fällen verlangt § 14a UStG weitere Angaben. Die häufigsten im Alltag von Selbstständigen:

• Reverse-Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers): Erbringst du zum Beispiel eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, schuldet der Kunde die Steuer. Die Rechnung enthält dann keine deutsche Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie die USt-IdNr. beider Seiten.
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Hinweis auf die Steuerfreiheit und die USt-IdNr. von dir und deinem Kunden.
• Anzahlungsrechnungen: Hier gibst du den Zeitpunkt der Vereinnahmung an, sofern er feststeht. In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer wieder ab.

Was sonst noch auf eine gute Rechnung gehört

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen sind das Zahlungsziel, deine Bankverbindung und eine eindeutige Überschrift wie „Rechnung“. Ein klares Zahlungsziel ist auch wichtig, wenn ein Kunde nicht zahlt: Es bestimmt, ab wann du mahnen kannst und wann Verzug eintritt. Bei Rechnungen an Privatpersonen solltest du zusätzlich auf die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB hinweisen.

Die Angaben können auch auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa auf einen Lieferschein und eine Rechnung. Dann muss die Rechnung aber eindeutig auf das andere Dokument verweisen (§ 31 UStDV). Für Selbstständige ist eine vollständige Rechnung in einem Dokument meist einfacher.

Erleichterungen: Kleinbetrag und Kleinunternehmer

Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben, mehr dazu in Kleinbetragsrechnung. Auch für Kleinunternehmer gelten seit 2025 vereinfachte Angaben nach § 34a UStDV; sie weisen keine Umsatzsteuer aus, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wie das konkret aussieht, erklärt Rechnung als Kleinunternehmer.

Fehler passiert? So korrigierst du

Fehlende oder falsche Angaben lassen sich korrigieren. Wichtig ist, dass du die ursprüngliche Rechnung nicht einfach änderst oder löschst. Stattdessen stellst du eine Korrektur aus, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder du stornierst und schreibst eine neue Rechnung. Besonders heikel ist ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag: Den schuldest du nach § 14c UStG, bis du ihn berichtigst. Wie das richtig geht, steht in Rechnung stornieren oder korrigieren.

Gilt das auch für E-Rechnungen?

Ja. Die Pflichtangaben sind für Papier-, PDF- und E-Rechnungen dieselben. Bei einer E-Rechnung stehen sie zusätzlich in den strukturierten Daten. Ein Programm, das E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugt, fragt die nötigen Felder in der Regel ohnehin ab. Welche Fristen für E-Rechnungen gelten, liest du in E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.