GoBD einfach erklärt: Pflichten für kleine Unternehmen
Aktualisiert am · 3 Min. Lesezeit
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Es beschreibt, wie das Finanzamt die gesetzlichen Pflichten aus Abgabenordnung und HGB bei digitaler Buchführung versteht. Die GoBD gelten für alle Unternehmer, auch für Freiberufler mit EÜR.
Die Grundsätze in Kurzform
| Grundsatz | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Ein Prüfer muss jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Steuererklärung verfolgen können, und zurück. |
| Vollständigkeit | Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst, keiner doppelt, keiner weggelassen. |
| Richtigkeit | Buchungen geben die Wirklichkeit wieder: richtiger Betrag, richtiges Datum, richtiges Konto. |
| Zeitgerechte Erfassung | Bargeschäfte täglich aufzeichnen. Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, gilt als unbedenklich. |
| Ordnung | Belege sind geordnet abgelegt und schnell auffindbar, zum Beispiel nach Datum oder Belegnummer. |
| Unveränderbarkeit | Einmal gebuchte Daten dürfen nicht spurlos geändert werden. Korrekturen sind erlaubt, aber sie müssen als Änderung erkennbar bleiben. |
Was das für deinen Alltag bedeutet
- Excel und Word sind riskant: Eine Tabelle lässt sich jederzeit ohne Spuren ändern. Als Hilfsmittel ist sie erlaubt, als alleinige Buchführung erfüllt sie die Unveränderbarkeit schlecht.
- Rechnungen nicht löschen, sondern stornieren oder korrigieren. Wie das geht, steht im Ratgeber Rechnung stornieren.
- Digitale Belege digital aufbewahren: Eine per Mail erhaltene Rechnung reicht nicht als Ausdruck, das Original ist die Datei.
- Papierbelege scannen ist erlaubt („ersetzendes Scannen“), wenn das Verfahren beschrieben ist und der Scan vollständig und lesbar ist. Danach darf das Papier in der Regel weg.
- Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege bei dir ankommen, erfasst, gebucht und archiviert werden. Für kleine Betriebe reichen wenige Seiten.
- Aufbewahrungsfristen beachten: Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Details im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.
Neu seit Juli 2025: E-Rechnungen
Mit der Änderung vom 14. Juli 2025 hat das BMF die GoBD an die E-Rechnungspflicht angepasst. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil das Original, und es genügt in der Regel, ihn aufzubewahren. Eine zusätzliche PDF-Ansicht musst du nur aufheben, wenn sie steuerlich wichtige Angaben enthält, die im XML fehlen. Für ausgehende Rechnungen aus einem Rechnungsprogramm musst du keine Bildkopie speichern, wenn das Programm eine inhaltsgleiche Rechnung jederzeit wieder erzeugen kann.
Gibt es GoBD-zertifizierte Software?
Nein, ein amtliches GoBD-Zertifikat gibt es nicht. Manche Anbieter lassen ihre Software von Wirtschaftsprüfern testieren (zum Beispiel nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880). Ein solches Testat zeigt, dass die Software GoBD-konformes Arbeiten ermöglicht. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchführung bleibst trotzdem du. Achte bei der Auswahl auf Festschreibung von Buchungen, Änderungsprotokoll, revisionssicheres Archiv und einen Datenexport für das Finanzamt.
Welche Programme ein Testat angeben, steht in den Datenblättern im Vergleich. Den passenden Kandidaten für deinen Bedarf findest du mit dem Software-Finder.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?
Ja. Die GoBD gelten für alle, die steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeiten, unabhängig von Rechtsform und Größe. Für kleine Betriebe sind die Anforderungen in der Praxis aber überschaubar.
Darf ich meine Buchhaltung in Excel machen?
Verboten ist es nicht, aber Excel erfüllt die geforderte Unveränderbarkeit nur mit zusätzlichem Aufwand, etwa durch regelmäßiges Festschreiben als PDF. Eine Buchhaltungssoftware mit Festschreibung ist der sicherere Weg.
Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?
Das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen und Besteuerungsgrundlagen schätzen. Bei kleinen formalen Mängeln passiert das selten; bei fehlenden oder veränderten Aufzeichnungen ist das Risiko hoch.
Muss ich zur E-Rechnung zusätzlich eine PDF aufbewahren?
In der Regel nicht. Seit der GoBD-Änderung vom Juli 2025 reicht der strukturierte Teil der E-Rechnung, es sei denn, die PDF enthält zusätzliche steuerlich wichtige Angaben.
Quellen
Dieser Artikel gibt den Stand vom 22. Oktober 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung und kann die Prüfung deines Einzelfalls durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt nicht ersetzen. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern.
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