Kleinbetragsrechnung: Was bis 250 € auf der Rechnung stehen muss

Nicht jede Rechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Für kleine Beträge erlaubt § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) eine vereinfachte Form, die Kleinbetragsrechnung. Typische Beispiele sind Kassenbons, Quittungen über Kleinmaterial oder eine kurze Leistung, die direkt bezahlt wird. Auch für Selbstständige, die kleine Aufträge abrechnen, ist die Regel nützlich.

Die Grenze: 250 € brutto

Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer 250 € nicht übersteigt. Maßgeblich ist der Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht der einzelnen Position. Die Grenze wurde zum 1. Januar 2017 von 150 € auf 250 € angehoben und gilt seither unverändert.

Eine größere Leistung darfst du nicht künstlich auf mehrere kleine Rechnungen aufteilen, nur um unter die Grenze zu kommen. Wenn eine Leistung wirtschaftlich zusammengehört, gehört sie in eine Rechnung.

Welche Angaben genügen

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also von dir.
2. Ausstellungsdatum.
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, also der Bruttobetrag.
5. Steuersatz, z. B. „inkl. 19 % USt“, oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Was entfallen darf

Für deine eigene Buchhaltung ist eine Rechnungsnummer trotzdem sinnvoll. So kannst du Zahlungseingänge eindeutig zuordnen, und die Belege bleiben nachvollziehbar sortiert. Viele Rechnungsprogramme vergeben deshalb auch für Kleinbetragsrechnungen eine Nummer.

Beispiel: So sieht eine Kleinbetragsrechnung aus

Angenommen, du bist Fotografin und verkaufst einem Unternehmen direkt nach einem Termin fünf zusätzliche Abzüge. Eine vollständige Kleinbetragsrechnung kann dann so aussehen:

Mehr ist nicht vorgeschrieben. Der Kunde kann aus 89,25 € brutto bei 19 % einen Nettobetrag von 75,00 € und eine Umsatzsteuer von 14,25 € herausrechnen. Gilt für einzelne Positionen ein anderer Steuersatz, etwa 7 %, musst du für jeden Steuersatz den Bruttobetrag und den Satz angeben, damit die Steuer korrekt ermittelt werden kann.

Für wen sich die Kleinbetragsrechnung lohnt

Die Erleichterung ist vor allem für Geschäfte gedacht, bei denen der Kunde vor Ort bezahlt und eine vollständige Rechnung unverhältnismäßig wäre: Ladenverkauf, Markt, Taxi, Kleinreparaturen, kurze Beratungen gegen Barzahlung. Wer ohnehin mit einem Rechnungsprogramm arbeitet, schreibt oft trotzdem eine vollständige Rechnung, weil das ohne Mehraufwand geht und der Kunde alle Angaben für seine Buchhaltung hat. Wichtig ist nur: Fehlt auf einer Rechnung unter 250 € etwa die Kundenanschrift, ist das kein Fehler, solange die Mindestangaben nach § 33 UStDV vorhanden sind.

Wann die Erleichterung nicht gilt

Die vereinfachte Form ist in einigen Fällen ausgeschlossen, auch wenn der Betrag unter 250 € liegt. Das betrifft vor allem:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern.
• Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (Reverse-Charge nach § 13b UStG).
• Bestimmte Fernverkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Ländern.

In diesen Fällen brauchst du eine vollständige Rechnung mit allen Angaben nach § 14 und § 14a UStG.

Kleinbetragsrechnung und E-Rechnungspflicht

Für Kleinbetragsrechnungen gilt eine wichtige Ausnahme von der E-Rechnungspflicht: Du darfst sie auch nach 2027 als sonstige Rechnung ausstellen, also auf Papier oder als PDF, ohne Zustimmung des Kunden. Eine E-Rechnung ist natürlich trotzdem erlaubt. Empfängst du eine Kleinbetragsrechnung als E-Rechnung, bewahrst du sie wie jede andere E-Rechnung im Originalformat auf.

Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen

Auch aus einer Kleinbetragsrechnung kannst du als Empfänger die Vorsteuer abziehen. Weil Netto- und Steuerbetrag nicht getrennt angegeben sind, rechnest du die Steuer aus dem Bruttobetrag heraus. Bei 19 % ist das der Bruttobetrag geteilt durch 1,19, multipliziert mit 0,19. Voraussetzung ist, dass Steuersatz und alle übrigen Angaben auf dem Beleg stehen. Ein Kassenbon ohne Anschrift des Händlers reicht dafür nicht.