Rechnung schreiben als Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Viele Selbstständige starten als Kleinunternehmer: Sie berechnen keine Umsatzsteuer, geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und haben deutlich weniger Aufwand. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG neu gefasst. Die Grenzen sind gestiegen, die Regel ist jetzt als echte Steuerbefreiung ausgestaltet, und eine Grenze wirkt neuerdings sofort. Hier erfährst du, was das für deine Rechnungen bedeutet.

Die Grenzen ab 2025

• Dein Gesamtumsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 € betragen haben.
• Dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr darf 100.000 € nicht übersteigen.

Gemeint sind Nettobeträge, da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnest. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit.

Neu ist vor allem, wie die 100.000-€-Grenze wirkt. Früher kam es auf eine Prognose zu Jahresbeginn an. Jetzt gilt: Sobald du im laufenden Jahr die 100.000 € überschreitest, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig. Ab dann schreibst du Rechnungen mit Umsatzsteuer. Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Im Gründungsjahr gilt eine Besonderheit: Dein Umsatz darf im ersten Jahr 25.000 € nicht übersteigen. Auch diese Grenze wirkt sofort, sobald sie überschritten wird.

Welche Angaben auf deine Rechnung gehören

Für Kleinunternehmer gelten seit 2025 vereinfachte Rechnungsangaben nach § 34a UStDV. Mindestens enthalten sein müssen:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden.
2. Ausstellungsdatum.
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
4. Entgelt, also der Rechnungsbetrag. Umsatzsteuer weist du nicht aus.
5. Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Wir empfehlen, trotzdem eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und deine Steuernummer anzugeben. Das hilft dir bei der Zuordnung von Zahlungen und bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, und viele Geschäftskunden erwarten diese Angaben. Spätestens wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest, brauchst du ohnehin alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Der richtige Hinweis auf der Rechnung

Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Der Hinweis muss nur klar machen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird. Gängig sind zum Beispiel:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG.“

Weil die Regel seit 2025 als Steuerbefreiung ausgestaltet ist, passt die zweite Formulierung etwas genauer zum neuen Gesetzestext. Beide machen den Sachverhalt aber eindeutig.

Beispiel: Rechnung eines Kleinunternehmers

So kann der Rechnungsteil eines Webdesigners aussehen, der die Kleinunternehmerregelung nutzt. Kopf mit Anschriften, Rechnungsnummer und Datum stehen wie gewohnt darüber.

Es gibt also keinen Nettobetrag, keinen Steuersatz und keine Steuerzeile, sondern nur den Rechnungsbetrag. Der Kunde bezahlt die 750 € und kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Für Privatkunden ist das ein Vorteil, weil der Preis entsprechend niedriger ausfällt; für vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden macht es keinen Unterschied.

Auf keinen Fall Umsatzsteuer ausweisen

Weist du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt nach § 14c UStG, obwohl du eigentlich steuerbefreit bist. Dein Kunde darf ihn trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Ist das passiert, korrigierst du die Rechnung; wie das geht, steht in Rechnung stornieren oder korrigieren.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen. Du darfst also auch nach 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Freiwillig ist eine E-Rechnung jederzeit möglich, und manche Geschäftskunden bevorzugen sie, weil sie die Daten direkt übernehmen können.

Empfangen musst du E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen. Kauft dein Unternehmen bei einem regelbesteuerten Lieferanten ein, kann dieser dir eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schicken. Mehr dazu in E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Du kannst freiwillig auf die Regelung verzichten und Umsatzsteuer berechnen. Das kann sinnvoll sein, wenn du vor allem für Unternehmen arbeitest, die sich die Steuer als Vorsteuer zurückholen, und selbst hohe Investitionen hast. An den Verzicht bist du allerdings für mehrere Jahre gebunden. Sprich die Entscheidung am besten mit deiner Steuerberatung ab.