Mahnung schreiben: Von der Zahlungserinnerung bis zu Verzugszinsen

Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung verschickt, aber das Geld kommt nicht. Für Selbstständige ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann schnell die eigene Liquidität belasten. Meist steckt kein böser Wille dahinter, sondern eine übersehene E-Mail oder ein voller Schreibtisch. Eine freundliche Erinnerung löst viele Fälle. Wenn nicht, hilft es, die rechtlichen Grundlagen zu kennen: Verzug nach § 286 BGB und Verzugszinsen nach § 288 BGB.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Verzug bedeutet: Der Kunde zahlt eine fällige Forderung schuldhaft nicht rechtzeitig. Ab Verzug kannst du Verzugszinsen und weitere Schäden verlangen. Nach § 286 BGB tritt Verzug auf drei Wegen ein:

1. Durch eine Mahnung nach Fälligkeit. Die erste Mahnung, die eindeutig zur Zahlung auffordert, löst den Verzug aus, auch wenn sie freundlich formuliert ist und „Zahlungserinnerung“ heißt.
2. Ohne Mahnung, wenn für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „zahlbar bis 15. November 2026“. Nach verbreiteter Auffassung muss dieser Termin vertraglich vereinbart sein; ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, genügt dafür nicht sicher.
3. Automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.

Ein bewährter Ablauf

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl von Mahnungen. Eine Mahnung genügt, um Verzug auszulösen. In der Praxis hat sich trotzdem ein gestuftes Vorgehen bewährt, weil es die Kundenbeziehung schont:

1. Zahlungserinnerung wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels: freundlich, mit Rechnungsnummer, Betrag, Bankverbindung und der Rechnung im Anhang.
2. Mahnung nach etwa ein bis zwei Wochen: sachlich, mit neuer Frist und Hinweis auf Verzugszinsen.
3. Letzte Mahnung mit kurzer Frist und dem Hinweis, dass du danach rechtliche Schritte einleitest, etwa das gerichtliche Mahnverfahren.

Was in eine Mahnung gehört

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• ursprüngliche Fälligkeit
• eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum
• deine Bankverbindung
• ab der zweiten Stufe: Verzugszinsen und gegebenenfalls die 40-€-Pauschale, jeweils nachvollziehbar berechnet
• die ursprüngliche Rechnung als Anhang

Der Ton bleibt sachlich. Drohungen oder überzogene Gebühren schaden mehr, als sie nützen. Pauschale „Mahngebühren“ von 5 oder 10 € sind übrigens rechtlich problematisch: Ersetzt verlangen kannst du nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto, nicht deinen Zeitaufwand.

Verzugszinsen nach § 288 BGB

Der Basiszinssatz nach § 247 BGB ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres und wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. Er kann auch negativ sein. Verwende immer den Wert, der für den jeweiligen Zeitraum gilt.

Die Berechnung ist einfach: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Ein Beispiel mit angenommenem Basiszinssatz von 2 %: Bei einer Geschäftskundenrechnung über 1.000 € beträgt der Zinssatz 11 %. Für 30 Tage Verzug ergibt das 1.000 € × 11 % × 30 ÷ 365 = 9,04 €. Ersetze die 2 % durch den aktuellen Wert.

Die 40-€-Pauschale bei Geschäftskunden

Ist dein Kunde kein Verbraucher, kannst du nach § 288 Abs. 5 BGB ab Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen. Das gilt auch, wenn es sich nur um eine Abschlagszahlung handelt. Die Pauschale wird allerdings auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa Anwaltskosten. Bei Privatkunden gibt es sie nicht.

Wenn auch die letzte Mahnung nichts bringt

Für unstrittige Forderungen ist das gerichtliche Mahnverfahren ein vergleichsweise günstiger Weg. Den Antrag stellst du online beim zuständigen Mahngericht. Widerspricht der Schuldner nicht, erhältst du einen vollstreckbaren Titel. Alternativ kannst du ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt beauftragen. Behalte dabei die Verjährung im Blick: Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind.

Vorbeugen ist einfacher als Mahnen

• Vereinbare Zahlungsziele schon im Angebot oder Vertrag, idealerweise mit festem Datum.
• Schreibe Rechnungen zeitnah und mit allen Pflichtangaben, damit der Kunde keinen Grund zur Rückfrage hat.
• Verlange bei größeren Aufträgen Abschlagszahlungen.
• Gleiche Zahlungseingänge regelmäßig mit deinen offenen Rechnungen ab. Programme mit Bankanbindung ordnen Zahlungseingänge oft automatisch zu.