XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate einfach erklärt

Wer sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung, sie verfolgen aber einen unterschiedlichen Ansatz. Die gute Nachricht: Inhaltlich beruhen beide auf derselben europäischen Norm, der EN 16931. Sie beschreibt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie diese strukturiert sind.

XRechnung: reine Daten

Die XRechnung ist ein deutscher Standard, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern pflegt. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnest du sie mit einem Texteditor, siehst du keine gestaltete Rechnung, sondern strukturierte Daten: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuerbeträge, Bankverbindung. Für Menschen lesbar wird sie erst durch ein Anzeigeprogramm.

Technisch gibt es die XRechnung in zwei Syntaxen, UBL und CII. Beide transportieren dieselben Inhalte. Aktuell ist die Version 3.0. Die XRechnung ist das Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Dort wird meist zusätzlich eine Leitweg-ID verlangt, die die empfangende Behörde eindeutig bezeichnet.

ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und ist inhaltlich identisch mit dem französischen Format Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format: ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch sieht eine ganz normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten Daten.

Das macht ZUGFeRD besonders praktisch in der Übergangszeit: Kunden, die noch keine E-Rechnungen verarbeiten, öffnen einfach das PDF. Kunden mit passender Software übernehmen die Daten automatisch. Rechtlich maßgeblich ist bei einer E-Rechnung allerdings der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen nach dem BMF-Schreiben die Angaben aus der XML vor.

ZUGFeRD-Profile: Nicht jedes zählt

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten nur die Profile, die die EN 16931 vollständig abbilden.

Für die meisten Selbstständigen ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl: Es enthält alle Pflichtangaben und wird von gängiger Buchhaltungssoftware verstanden.

Die Unterschiede auf einen Blick

Welches Format solltest du verwenden?

• Rechnungen an Behörden: in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID, eingereicht über das Portal des Auftraggebers. Frag im Zweifel nach, was verlangt wird.
• Rechnungen an Unternehmen: ZUGFeRD ist ein guter Standard, weil jeder Kunde es öffnen kann. Manche Kunden wünschen ausdrücklich XRechnung; dann schickst du diese.
• Rechnungen an Privatpersonen: Hier gibt es keine Pflicht. Ein ZUGFeRD-PDF schadet nicht, ein normales PDF reicht aber auch.

Gültig ist nicht gleich richtig: technische Prüfung

Für beide Formate gibt es technische Regeln, die über die reine Dateistruktur hinausgehen. Die KoSIT stellt dafür Prüfregeln und einen frei verfügbaren Validator bereit, mit dem sich prüfen lässt, ob eine Datei der EN 16931 und den deutschen Zusatzregeln entspricht. Typische Fehler sind fehlende Pflichtfelder, Rundungsdifferenzen zwischen Positionen und Summen, falsche Steuerkategorien oder ungültige Datumsformate.

Behörden und viele große Unternehmen weisen Rechnungen mit solchen Fehlern automatisch zurück. Achte deshalb darauf, dass dein Rechnungsprogramm die Dateien vor dem Versand prüft. Bei ZUGFeRD kommt hinzu, dass das PDF dem Archivstandard PDF/A-3 entsprechen muss, damit die eingebettete XML-Datei normgerecht enthalten ist.

Und wenn du eine E-Rechnung bekommst?

Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst du einfach als PDF öffnen. Bei einer XRechnung brauchst du ein Anzeigeprogramm, das die Daten in eine lesbare Form bringt, etwa unser kostenloses Werkzeug E-Rechnung anzeigen. Aufbewahren musst du in beiden Fällen die Originaldatei mit dem strukturierten Teil.

Achte bei eingehenden Rechnungen auch auf den Inhalt: Ein gültiges Format bedeutet nicht automatisch, dass alle Pflichtangaben stimmen. Fehlt etwa die Steuernummer oder ist der Steuerbetrag falsch, solltest du wie bei einer Papierrechnung um Korrektur bitten.