Umsatzsteuervoranmeldung: Wer, wann und wie per ELSTER

Wer Rechnungen mit Umsatzsteuer schreibt, zahlt die Steuer nicht einmal im Jahr, sondern laufend im Voraus. Dazu meldest du dem Finanzamt in der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA), wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast. Die Differenz überweist du oder bekommst sie erstattet. Rechtsgrundlage ist § 18 UStG.

Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht?

Maßgeblich ist die Umsatzsteuer, die im Vorjahr insgesamt zu zahlen war. Seit 2025 gelten diese Grenzen:

Hast du im Vorjahr einen Vorsteuerüberschuss von mehr als 9.000 € gehabt, kannst du freiwillig monatlich abgeben und bekommst Erstattungen schneller.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und geben in der Regel keine Voranmeldung ab. Ob die Regelung für dich gilt, prüfst du mit dem Kleinunternehmer-Check.

Fristen und Dauerfristverlängerung

Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals beim Finanzamt sein, und die Zahlung ist am selben Tag fällig. Die UStVA für März ist also am 10. April fällig, die für das erste Quartal ebenfalls am 10. April. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Mit einer Dauerfristverlängerung (§ 46 UStDV) bekommst du jeweils einen Monat mehr Zeit. Den Antrag stellst du einmal per ELSTER. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, die mit der Dezember-Voranmeldung verrechnet wird. Für Quartalszahler entfällt die Sondervorauszahlung.

So gibst du die Voranmeldung ab

1. Zugang zu ELSTER einrichten: Registrierung auf elster.de mit Zertifikat. Die Freischaltung kommt per Post und dauert einige Tage.
2. Zahlen zusammenstellen: Umsätze nach Steuersatz (19 % und 7 %), steuerfreie Umsätze, innergemeinschaftliche Leistungen und die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen.
3. Formular ausfüllen und authentifiziert übermitteln: Die Abgabe auf Papier ist nur noch in Härtefällen möglich.
4. Zahllast überweisen oder per SEPA-Lastschrift einziehen lassen. Ein Lastschriftmandat vermeidet Säumniszuschläge.

Einfacher geht es aus einem Buchhaltungsprogramm mit ELSTER-Schnittstelle: Die Software errechnet die Werte aus deinen Buchungen und übermittelt die Voranmeldung direkt. Welche Programme das können, zeigt der Vergleich.

Häufige Fehler

• Vorsteuer aus Rechnungen ohne vollständige Pflichtangaben abgezogen
• Umsätze ins falsche Quartal gebucht: Bei Soll-Versteuerung zählt die Leistung, nicht die Zahlung
• Reverse-Charge-Fälle (z. B. Werbung bei ausländischen Plattformen) vergessen
• Frist verpasst: Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen