Rechnung schreiben: Schritt für Schritt zur korrekten Rechnung

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist Beleg für deine Buchhaltung und für den Vorsteuerabzug deines Kunden. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück. Mit diesem Ablauf passiert das nicht.

In sieben Schritten zur Rechnung

1. Kunde und Leistung klären: vollständiger Name und Anschrift des Kunden, was genau du geliefert oder geleistet hast und wann.
2. Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend und einmalig. Lücken sind erlaubt, wenn sie erklärbar sind; doppelte Nummern nicht. Ein Schema wie 2026-0042 hat sich bewährt.
3. Pflichtangaben eintragen: deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste steht im Ratgeber Pflichtangaben.
4. Steuer richtig ausweisen: 19 % oder 7 %; als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Details im Ratgeber Rechnung als Kleinunternehmer.
5. Zahlungsziel nennen: zum Beispiel „zahlbar bis 15. November 2026“, mit Bankverbindung.
6. Im richtigen Format versenden: an Unternehmen künftig als E-Rechnung (siehe unten), an Privatkunden weiter als PDF oder Papier.
7. Aufbewahren und Zahlungseingang prüfen: Rechnungen acht Jahre aufbewahren, offene Posten im Blick behalten und bei Bedarf mahnen.

Bis wann muss die Rechnung raus?

An Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). In der Praxis lohnt sich schnelles Rechnen ohnehin: Je früher die Rechnung beim Kunden ist, desto früher kommt das Geld.

E-Rechnung: Was sich bei Geschäftskunden ändert

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Senden gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier und PDF noch erlaubt, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2028 müssen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD verschickt werden. Eine PDF aus Word oder Excel ist dann keine gültige Rechnung mehr.

Wann was für dich gilt, erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht. Den Unterschied der Formate zeigt XRechnung oder ZUGFeRD. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind von der Pflicht ausgenommen.

Word-Vorlage oder Rechnungsprogramm?

Für ein paar Rechnungen im Jahr an Privatkunden reicht eine gute Vorlage. Sobald du an Unternehmen rechnest, führt am Rechnungsprogramm kaum ein Weg vorbei. Einige Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife mit E-Rechnung: siehe kostenlose Programme und Programme für E-Rechnungen.